Intern clubreglement - TC Scheldedreef

​

1. Algemeen.

a) Dit intern clubreglement is een aanvulling op de wettelijke en statutaire regels waaraan onze VZW is
onderworpen en bevat de praktische voorschriften voor een degelijke organisatie van onze tennisclub.
Door de betaling van het lidgeld verklaren alle leden zich automatisch akkoord met de statuten, met dit
clubreglement en met alle bijkomende reglementen zoals ondermeer het clubhuisreglement, de
toernooireglementen, enz.. .
Bij het vaststellen van eventuele inbreuken op de statuten en het clubreglement is de aanwezigheid van
een lid van de raad van bestuur niet vereist. Overtredingen kunnen leiden tot uitsluiting of schorsing uit de club, zonder enig recht op terugvordering van het lidgeld.

b) Het beheer van een VZW wordt verzekerd door een algemene vergadering (AV) en door een raad van
bestuur (RVB). De AV is het hoogste beleidsorgaan van de club, wordt minstens eenmaal per jaar
samengeroepen en bestaat uit de werkende (= stemgerechtigde) leden. Toetreden als werkend lid is
statutair bepaald, hiervoor wordt de RVB ingelicht en zal de volgende AV beslissen.

​

c) De leden van de RVB worden verkozen door de AV, na hun kandidatuurstelling en voor een periode van 3 jaar. Zij vertegenwoordigen het dagelijks bestuur van de vereniging.

d) Naast de werkende leden bestaat de vereniging uit “gewone” toegetreden leden en barleden. De indeling bij de jeugdleden gebeurt op basis van de leeftijd op 1 januari van het lopende seizoen, die dan ten hoogste 16 jaar mag zijn. Lid of barlid worden gebeurt door de betaling van het jaarlijkse lidgeld. Nieuwe kandidaat-leden sturen hun aanvraag naar een lid van de RVB, dit wordt in de agenda op de volgende vergadering van de RVB opgenomen, waarna bij goedkeuring de betaling van het lidgeld kan gebeuren. Zie hiervoor ook de fiche “Inlichtingen voor nieuwe leden”.

​

e) Gebruik van de tennisterreinen is slechts toegestaan dan na volledige betaling van het lidgeld.

2. De tennisbanen

a) Alle leden van de club, behalve de barleden, hebben vrije toegang tot de tennisbanen tijdens het
speelseizoen. Deze data hangen af van de bespeelbaarheid van de terreinen en lopen in principe van 1
april tot 1 oktober.

b) Tijdens het seizoen kunnen de terreinen onbespeelbaar verklaard worden, bvb. ter voorkoming van schade. Dergelijke beslissing wordt ter kennis gebracht met een bord dat aan de omheining wordt opgehangen, of door het afsluiten van de toegangspoortjes of door enige andere vorm van communicatie.

c) De tennisbanen mogen enkel betreden worden door de spelers, toeschouwers en andere aanwezigen
moeten achter de omheining blijven.

d) Afhankelijk van de toestand van het terrein, in droge periodes, dient men voor de aanvang van het spel het terrein te besproeien. De sproei-installatie wordt opgestart door het openen van de beide ventielen aan de sproeikoppen. Vergeet niet om de BEIDE ventielen na het sproeien opnieuw te sluiten.

e) Bij het beëindigen van het spel moet men het gebruikte terrein volledig effenen d.m.v het daartoe voorziene sleepnet en dit sleepnet op de voorziene plaatsen terugbrengen.

f) Iedere speler is verplicht tenniskledij te dragen inclusief aangepaste tennisschoenen.

3. Spelregeling

​

a) Vooraleer een terrein in gebruik te nemen, dienen de spelers het daartoe voorziene "TERREINREGISTER" in te vullen met hun namen, het aankomstuur op de club, het aanvangsuur van de wedstrijd of training enhet terreinnummer. Wie zich niet heeft ingeschreven, kan onmiddellijk van het terrein verwezen worden.
Door de club georganiseerde lessen worden vooraf en publiek aangekondigd en de trainers zorgen voor
het invullen van het terreinregister. Dergelijke lessenreeksen hebben prioriteit op de gewone
terreinreservaties en moeten op het aangekondigde uur kunnen starten, tevens rekening houdend met een vijftal minuten voorbereiding voor het installeren van het lesmateriaal.

b) De fysisch aanwezige spelers die samen een tennisbeurt plannen, kunnen een bepaald terrein "reserveren" door de vermelding in het terreinregister van hun aankomstuur op de club en het nummer van het eerstvolgende terrein dat vrijkomt. Bij inschrijving voor enkelspel dienen beide spelers aanwezig te zijn, bij inschrijving voor dubbelspel de 4 spelers. Het aanvangsuur wordt bepaald en genoteerd bij het betreden (door 2 spelers of door 4 spelers) van het terrein.

c) Op basis van het aanvangsuur is men verzekerd van 1 uur enkelspel of 1 1⁄2 uur dubbelspel. Wie reeds
deze gegarandeerde tijdsduur heeft gespeeld, wordt verzocht op diezelfde dag de nieuwkomers zo snel
mogelijk hun kans te geven.

​

d) Wanneer alle banen bezet zijn en er nog meer spelers opdagen, wordt aangedrongen om zo snel mogelijk over te schakelen op dubbelspel (bij het beëindigen van een aangevangen spel of ten laatste bij het beëindigen van een aangevangen set). Wanneer bij maximum bezetting (= 16 spelers) zich nog meer
spelers aanmelden, dan zullen zij die reeds hun minimale speelduur van 1 uur of 1 1⁄2 uur gespeeld hebben
hun plaats afstaan aan de nieuw aangekomen spelers.

e) Om een optimale terreinbezetting te realiseren, rekening houdend met de verlichting van terreinen 1 en 2, blijft het genoteerde aanvangsuur geldig om de gegarandeerde speelduur te verzekeren. Aangevangen wedstrijden op terreinen 3 en 4 worden bij invallende duisternis onmiddellijk verdergezet op terrein 1 of 2 zo gauw een van deze vrijkomt. De RVB rekent op de fairplay van de aanwezigen om de betrokken spelers op terreinen 3 en 4 hiervan zo snel mogelijk te verwittigen.

4. Gebruik van de terreinen voor de tennisschool.

a) Het gebruik van de terreinen voor het geven van lessen (voor jeugd en volwassenen) is voorbehouden voor de eigen tennisschool, overige betalende en zonder medeweten van de RVB georganiseerde lessen zijn niet toegelaten.

b) De door de club georganiseerde tennislessen voor jeugd en volwassenen worden vooraf aangekondigd en gegeven op terreinen 3 en 4, tenzij met akkoord van de raad van bestuur een andere toepassing van artikel 3.a wordt bekendgemaakt.

​

5. Genodigden.

a) Genodigden zijn tennisspelers die niet bij onze club zijn aangesloten. Leden mogen maximaal vier
personen uitnodigen per jaar. Dezelfde genodigde kan maximaal 4 keer spelen zonder lid te worden.

b) De namen van de uitnodiger en van de genodigde moeten vooraf worden ingeschreven in het
"GASTENBOEK” (het terreinregister en het genodigdenregister bevinden zich in dezelfde map).

c) Ook voor een spel met een genodigde dient men het reglement na te leven, meer bepaald de clausules betreffende de spelregeling en het invullen van het "TERREINREGISTER".

d) Genodigden betalen per beurt een vergoeding van 5,00 EUR (voor volwassenen) of van 2,50 EUR (voor
jeugd) aan de club. Deze bedragen worden in de barapplicatie op de rekening van de uitnodiger genoteerd, in het vak “genodigden”.

6. Het clubhuis.

a) De toegang tot het clubhuis is vrij voor alle leden en is altijd mogeljk door het intoetsen van de
toegangscode aan de middendeur. Deze toegangscode wordt in principe jaarlijks gewijzigd en meegedeeld aan de leden (via mail of ledenbrief).

b) Bij activiteiten, met bemanning van bar en/of keuken door leden van de RVB of van een organiserend
comité, dienen de leden de richtlijnen van de aanwezige verantwoordlijke te volgen.

c) Occasionele verhuur van het clubhuis is mogelijk, onderworpen aan een afzonderlijke huurovereenkomst en alleen mogelijk voor leden (bvb voor familiefeestjes, verjaardagen). Het verhuren van het clubhuis voor professionele of commerciële doeleinden is niet toegelaten. Gelieve hiervoor contact op te nemen met een van de leden van de RVB.

d) Het clubhuis, in het bijzonder kleedkamers en cafetaria, dienen met respect te worden gebruikt. Na het barverbruik wordt opgeruimd en worden de gebruikte glazen gespoeld.

e) De laaste gebruiker van het clubhuis sluit correct af en dooft alle lichten.

7. Barverbruik.

a) Het barverbruik wordt dagelijks door de gebruiker zelf ingevuld op de daarvoor voorziene tablet. Na het invullen van de naam en bijhorende code, dient men de volledige bestelling correct aan te duiden. Men sluit het deelscherm af via de knop “ok”. Indien gewenst is het mogelijk een dagtotaal te berekenen en via mail naar zichzelf te versturen. Instructies omtrent het gebruik van de tablet zijn te vinden in het clubhuis.

b) De rekeningen worden periodiek (kort na elk maandeinde) verwerkt en persoonlijk aangeboden aan de
betrokkenen, electronisch (bij voorkeur) of per post. Deze rekeningen moeten betaald zijn, uiterlijk 30 dagen nadat ze werden verstuurd. Elke overtreding van dit voorschrift wordt automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving bestraft met een administratieve geldboete van 25 EUR.
Voor de betaling van de barrekeningen wordt het gebruik van bankdomiciliëringen sterk gewenst en
aangemoedigd door middel van een korting op het lidgeld. Dit voor de vereenvoudiging van de
administratie en de financiële opvolging.
Bij wanbetaling, indien de betrokkene reeds 2 maal in de jaarrekening voorkomt als achterstallig, wordt
domiciliëring verplicht en wordt de betrokkene niet meer als lid toegelaten zolang deze schuld niet vereffend is en de domiciliering niet in orde gebracht is.

​

c) De verbruiksoverzichten kunnen ter inzage bij de schatbewaarder opgevraagd worden. Bij twijfels of
discussie over de bedragen wordt eerst betaald, daarna volgt de controle van de schatbewaarder. Teveel betaalde bedragen worden dan teruggestort. De finale beslissing hierover blijft bij de schatbewaarder en de RVB.

8. Niet-spelende leden, barleden en gasten.

a) De personen die inwonen bij betalende leden, hebben als niet-spelend lid toegang tot het clubhuis en zijn welkom op de activiteiten van de club. Zij zijn nochtans uitgesloten van de deelname aan zekere, aan
betalende leden voorbehouden aktiviteiten (bvb. gebruik van de tennisterreinen tenzij als genodigde,
jaarlijkse AV,,...).
Het barverbruik in de tennisclub is voorbehouden aan de leden van de v.z.w.(spelende en niet-spelende
leden en barleden). Een barlid betaalt een aangepaste ledenbijdrage, vult in eigen naam de barfiches in
en is verzekerd zoals de spelende leden.

b) Personen, vreemd aan de club, door leden uitgenodigd in het chalet (zoals ook de genodigden voor het
spelen van een wedstrijd) dienen bij hun aankomst ingeschreven te worden in het "GASTENBOEK"
(wettelijke verplichting en ook uit oogpunt verzekering !).

​

9. Activiteiten.

a) Belangrijke activiteiten (interclub, clubkampioenschap, dubbeltoernooi, ...) voor jeugd en volwassenen
worden vooraf aangekondigd, in het clubhuis, via de website, per mail, per brief of d.m.v. enige andere
vorm van communicatie. Tijdens deze activiteiten zijn mogelijk een deel of alle terreinen niet beschikbaar voor de gewone wedstrijden. Zie hiervoor de bijzondere aankondigingen bij elke activiteit. Tevens kunnen op dat ogenblik de overige faciliteiten (bar, clubhuis, keuken, BBQ, ..) in gebruik zijn.
b) Regelmatige activiteiten (meer dan 1x/maand) dienen vooraf aangevraagd te worden aan de RVB en voor alle leden bekend te zijn. Voor occasionele, eenmalige activiteiten, georganiseerd door leden en
toegankelijk voor leden van de club, is geen voorafgaande aanvraag aan de RVB vereist, maar wel
gewenst.

​

10. Allerlei.

De RVB kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongelukken of diefstallen of beschadigingen.
Alle leden dienen zich te houden aan de voorschriften van de statuten, dit intern reglement en alle bijkomende reglementen zoals ondermeer het clubhuisreglement, de toernooireglementen, enz.. De betaling van het lidgeld houdt in dat de betrokkenen zich akkoord verklaren met deze regels van interne clubwerking.
Bij zware, herhaalde en moedwillige inbreuken, vastgesteld door de leden van de vereniging en/of door leden van de RVB, kan overgegaan worden tot schriftelijke aanmaningen door de RVB. Volgens de statuten van de VZW kan, indien noodzakelijk, overgegaan worden tot een voorlopige schorsing (na beslissing van de raad van bestuur) en een definitieve uitsluiting van het lid (te beslissen door de algemene vergadering).
Alle vastgestelde overtredingen rond het niet tijdig betalen van lidgelden, lesgelden en barfacturen (barverbruik, genodigden, ..) generen automatisch een boete van 25 EUR. Deze sanctie doet geen afbreuk aan eventuele bijkomende sancties zoals vermeld in de vorige §.
De RVB rekent op de fairplay op en naast de terreinen en respect voor elkaar, de buren en de club. Als
volwassenen met elkaar praten lost meer op dan het rigoreus toepassen van bovenstaand

clubreglement en de andere toepasselijke reglementen.